Riunioni a distanza: firmato l’accordo tra Ministero e Sindacati

GLI ORGANI COLLEGIALI ONLINE NELLE SCUOLE: L’ACCORDO MINISTERO-SINDACATI, I REQUISITI TECNICO-GIURIDICI E I PROFILI DI CRITICITÀ PER I DIRIGENTI SCOLASTICI

SOMMARIO:

1. Quadro normativo di riferimento.

2. L’accordo tra il Ministero dell’Istruzione e del Merito e le organizzazioni sindacali.

3. Ambito di applicazione: quali organi collegiali possono operare online.

4. I requisiti tecnico-giuridici per la validità delle sedute.

5. Il voto segreto: il profilo di maggiore complessità. –

6. Il ruolo del lavoro agile. –

7. Gli adempimenti dei Dirigenti Scolastici.

8. Profili di criticità e questioni di legittimità.

9. Conclusioni operative.

1. QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

La disciplina dello svolgimento a distanza degli organi collegiali nelle istituzioni scolastiche trova la propria fonte primaria nell’art. 44 del CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca per il triennio 2019-2021, sottoscritto in data 18 gennaio 2024. Tale disposizione contrattuale ha introdotto, per la prima volta in modo organico, la possibilità per le istituzioni scolastiche autonome di estendere la modalità telematica non solo alle attività collegiali di carattere non deliberativo, ma anche — e questa costituisce la vera novità — a quelle rivestite di carattere deliberativo, vale a dire alle sedute nelle quali gli organi collegiali sono chiamati ad esprimere un voto giuridicamente vincolante.

Il comma 6 dell’art. 44 del citato CCNL subordina espressamente tale possibilità a due condizioni cumulative: (i) la definizione di criteri da parte del Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM), previo confronto con le organizzazioni sindacali; (ii) l’adozione, da parte di ciascuna istituzione scolastica, di un apposito regolamento interno che recepisca tali criteri. Il quadro si completa con il rinvio al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), al Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali n. 2016/679 (GDPR), al D.Lgs. n. 196/2003 (Codice Privacy, come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018) e alle Linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) in materia di sicurezza informatica.

Il completamento del ciclo normativo si è realizzato con la sottoscrizione dell’accordo tra il MIM e le organizzazioni sindacali firmatarie del CCNL 2022-2024, avvenuta in data 24 giugno 2026, cui è allegato un apposito allegato tecnico-organizzativo ministeriale che definisce puntualmente i requisiti cui le piattaforme digitali devono conformarsi.

2. L’ACCORDO TRA IL MINISTERO DELL’ISTRUZIONE E DEL MERITO E LE ORGANIZZAZIONI SINDACALI

L’accordo del 24 giugno 2026 costituisce l’atto attuativo dell’art. 44, comma 6, del CCNL 2019-2021 e definisce le regole operative entro le quali le istituzioni scolastiche possono ricorrere allo svolgimento telematico delle proprie sedute deliberative. Il documento ha natura di accordo collettivo di comparto e, pertanto, produce effetti vincolanti per tutte le istituzioni scolastiche statali rientranti nell’ambito di applicazione del CCNL medesimo.

Le organizzazioni sindacali hanno assunto posizioni non uniformi. Mentre la maggioranza dei sindacati firmatari ha espresso un orientamento favorevole all’innovazione, valorizzandone le potenzialità in termini di partecipazione e flessibilità organizzativa, la FLC CGIL ha sollevato riserve critiche di non poco momento, concernenti: (a) il rischio di una riduzione del confronto democratico e del dibattito collegiale, che tradizionalmente si alimenta della presenza fisica; (b) l’onere economico e organizzativo che la gestione delle piattaforme software e la loro manutenzione ordinaria e straordinaria riversano direttamente sulle casse delle singole istituzioni scolastiche, aggravandone le già precarie risorse finanziarie.

Tali riserve, pur non avendo impedito la sottoscrizione dell’accordo da parte della maggioranza dei sindacati rappresentativi, costituiscono un segnale di attenzione che il legislatore contrattuale e le singole istituzioni scolastiche non possono permettersi di ignorare nella fase applicativa.

3. AMBITO DI APPLICAZIONE: QUALI ORGANI COLLEGIALI POSSONO OPERARE ONLINE

L’accordo delimita con precisione il perimetro applicativo della nuova disciplina. Possono svolgersi in modalità telematica, anche con carattere deliberativo, le seguenti tipologie di sedute:

• le riunioni del Collegio dei docenti;
• i Consigli di classe, interclasse e intersezione;
• le riunioni dei Gruppi di Lavoro per l’Inclusione (GLI);
• le due ore di programmazione didattica collegiale dei docenti della scuola primaria, già in precedenza ammesse alla modalità a distanza ai sensi dell’art. 43, comma 5, del CCNL.

Va precisato che la disciplina in esame riguarda le attività di cui all’art. 44, comma 3, lettere a) e b), del CCNL 2019-2021, ossia quelle attività funzionali all’insegnamento che rivestono carattere collegiale. Non rientra nell’ambito di applicazione, almeno allo stato attuale della disciplina contrattuale, il Consiglio d’Istituto, che rimane soggetto alle norme generali sull’attività degli organi collegiali.

4. I REQUISITI TECNICO-GIURIDICI PER LA VALIDITÀ DELLE SEDUTE

L’accordo e il relativo allegato tecnico individuano i requisiti indefettibili che le piattaforme digitali devono possedere affinché le deliberazioni assunte in modalità telematica possano considerarsi giuridicamente valide. Tali requisiti possono essere sistematizzati come segue.

4.1. Identificazione certa e univoca dei partecipanti. Ogni partecipante deve essere identificato in modo certo e personale, nel rispetto delle previsioni del CAD. È espressamente vietato l’utilizzo di credenziali condivise tra più utenti. Il sistema deve garantire che la partecipazione alla seduta sia riconducibile, senza margini di dubbio, a ciascun avente diritto.

4.2. Carattere personale e univoco del voto. Il sistema deve assicurare che ogni avente diritto al voto esprima un solo voto, che tale voto sia integro nel suo contenuto e verificabile nella sua regolarità formale. Il principio “una testa, un voto” — cardine del funzionamento democratico degli organi collegiali — deve trovare piena attuazione anche nella dimensione digitale.

4.3. Trasparenza e verificabilità delle procedure. Le operazioni di voto devono essere trasparenti e verificabili, nel senso che deve essere possibile, a posteriori, ricostruire il regolare svolgimento della seduta e l’autenticità delle deliberazioni adottate.

4.4. Sicurezza e integrità dei dati. Le piattaforme devono rispettare gli standard di sicurezza informatica previsti dalle Linee guida AgID, con particolare riguardo alla cifratura delle comunicazioni, al monitoraggio degli accessi e alla predisposizione di sistemi di backup.

4.5. Protezione dei dati personali. Il trattamento dei dati personali dei partecipanti deve avvenire nel pieno rispetto del GDPR e del Codice Privacy. A tal fine, l’allegato tecnico prevede specifici adempimenti in materia di nomina del responsabile del trattamento e, nei casi previsti, di redazione della Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA). Come precisato dal Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB), anche in contesti di innovazione organizzativa i titolari del trattamento sono tenuti a garantire la protezione dei dati degli interessati.

5. IL VOTO SEGRETO: IL PROFILO DI MAGGIORE COMPLESSITÀ

Il voto segreto costituisce, senza dubbio, il profilo tecnico-giuridico di maggiore complessità nell’intera architettura della nuova disciplina. L’allegato tecnico ministeriale opera una netta distinzione tra le due modalità di voto, distinguendo regime di voto palese e regime di voto segreto.

Per il voto palese, il sistema deve garantire la tracciabilità e la piena riconducibilità del voto espresso al partecipante che lo ha espresso, in coerenza con il principio di responsabilità democratica che lo caratterizza.

Per il voto segreto, invece, l’allegato tecnico introduce il concetto di “separazione strutturale” tra la fase di autenticazione del votante e la fase di espressione del voto. In termini concreti, il sistema deve essere architetturalmente progettato in modo tale che, una volta acquisita la certezza dell’identità del votante ai fini del conteggio delle presenze e della verifica del quorum, il voto espresso risulti tecnicamente non riconducibile al soggetto che lo ha espresso.

Il documento chiarisce con rigore che:

“non sono idonee al voto segreto le soluzioni che: non garantiscono una separazione effettiva tra identità del votante e voto espresso; consentono, anche indirettamente, la riconducibilità del voto al soggetto; non permettono di dimostrare tecnicamente l’anonimato delle risposte.”

Parimenti, con riguardo all’idoneità tecnica generale dei sistemi adottati, il documento chiarisce che: “non sono idonee le soluzioni che non permettono di dimostrare tecnicamente l’anonimato delle risposte.”

Ne consegue che le piattaforme di videoconferenza comunemente in uso nelle scuole (quali, a titolo esemplificativo, Google Meet o Microsoft Teams), pur garantendo la connettività e la partecipazione a distanza, non sono di per sé sufficienti a soddisfare i requisiti richiesti per il voto segreto, richiedendo l’integrazione con appositi moduli o strumenti di voto online certificati che assicurino la separazione strutturale sopra descritta. La questione della conformità tecnica dei sistemi di voto attualmente in commercio con i requisiti posti dall’allegato ministeriale si presenta, pertanto, come uno dei nodi applicativi di maggiore rilevanza pratica per le istituzioni scolastiche.

6. IL RUOLO DEL LAVORO AGILE

Un profilo interpretativo di particolare interesse attiene alla qualificazione giuridica della modalità di prestazione del personale docente che partecipa agli organi collegiali online. Sul punto, l’accordo recepisce l’orientamento ARAN del 12 giugno 2024 (id. 31472), il quale individua nel lavoro agile — disciplinato dalla L. n. 81/2017 e dal Protocollo Nazionale del 7 dicembre 2021 — la modalità di svolgimento della prestazione lavorativa maggiormente compatibile con le attività collegiali a distanza.

Tale qualificazione non è priva di conseguenze sul piano pratico. In primo luogo, implica che la partecipazione alle sedute telematiche debba avvenire in conformità alle regole del lavoro agile, ivi incluse le previsioni in materia di diritto alla disconnessione, di tutela della salute e sicurezza del lavoratore e di copertura assicurativa INAIL. In secondo luogo, il ricorso al lavoro agile come modalità ordinaria di svolgimento di tali attività presuppone che l’istituzione scolastica abbia adottato — o adotti contestualmente — le necessarie regolamentazioni interne in materia, eventualmente integrate con accordi individuali.

Permangono, tuttavia, interrogativi interpretativi sulla piena sovrapponibilità tra la partecipazione a un organo collegiale deliberativo — che implica l’esercizio di funzioni pubbliche istituzionali — e il lavoro agile quale modalità flessibile di esecuzione della prestazione lavorativa individuale. La questione merita approfondimento dottrinale e potrebbe formare oggetto di futura elaborazione giurisprudenziale.

7. GLI ADEMPIMENTI DEI DIRIGENTI SCOLASTICI

L’accordo e l’allegato tecnico ministeriale delineano un articolato sistema di adempimenti a carico dei Dirigenti Scolastici, che si configurano come i soggetti istituzionalmente responsabili della corretta implementazione della nuova disciplina nelle singole istituzioni. Tali adempimenti possono essere raggruppati nelle seguenti macro-categorie.

7.1. Adeguamento del Regolamento d’Istituto. La facoltà di svolgere online le sedute deliberative non è automatica: essa presuppone, quale condizione di legittimità indefettibile, che il Consiglio d’Istituto abbia approvato un apposito regolamento — o abbia integrato il Regolamento d’istituto vigente — disciplinando le modalità di svolgimento delle sedute a distanza, le procedure di voto, la gestione dei malfunzionamenti e i diritti di partecipazione attiva di tutti i componenti. Il Dirigente Scolastico è tenuto a proporre tale modifica regolamentare e a curarne l’adozione nei tempi e con le modalità previste dall’ordinamento scolastico.

7.2. Selezione e verifica di conformità delle piattaforme. Prima di procedere all’utilizzo di qualsiasi piattaforma digitale per lo svolgimento di sedute deliberative, il Dirigente Scolastico è tenuto ad acquisire dalla società fornitrice una dichiarazione di conformità tecnica, che attesti il rispetto dei requisiti previsti dall’allegato ministeriale. Tale verifica non può essere affidata a una valutazione empirica o basarsi sulla sola esperienza d’uso: richiede una documentazione tecnica formale che il Dirigente deve conservare agli atti della scuola.

7.3. Adempimenti in materia di protezione dei dati personali. Il Dirigente Scolastico, in qualità di titolare del trattamento dei dati personali per conto dell’istituzione scolastica, è tenuto a:

• procedere alla nomina del fornitore della piattaforma quale responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, mediante la sottoscrizione di un apposito contratto che disciplini puntualmente le modalità del trattamento, le misure di sicurezza adottate e la localizzazione dei dati;
• verificare che i dati personali dei partecipanti non vengano trasferiti verso paesi terzi in assenza delle garanzie richieste dal Capo V del GDPR, prestando particolare attenzione ai fornitori con sede negli Stati Uniti d’America alla luce delle note vicende giurisprudenziali in materia di trasferimenti transatlantici [Tribunale Ordinario Milano, sez. 1, sentenza n. 8174/2022];
• valutare se sia necessario procedere alla redazione di una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA), in particolare nei casi in cui la piattaforma adottata preveda funzionalità di monitoraggio o analisi comportamentale dei partecipanti.

7.4. Individuazione delle figure responsabili. L’allegato tecnico richiede che siano chiaramente individuate, in sede di regolamentazione interna, le figure del Presidente e del Segretario della seduta online, con le rispettive responsabilità in ordine alla conduzione della riunione, alla verifica del quorum, alla gestione delle operazioni di voto e alla redazione del verbale.

7.5. Predisposizione di procedure di emergenza. Le istituzioni scolastiche devono dotarsi di procedure operative per la gestione dei malfunzionamenti tecnici che possano verificarsi nel corso delle sedute, ivi compresa la possibilità di sospendere temporaneamente la seduta o di rinviare le operazioni di voto, garantendo in ogni caso la regolarità e la completezza delle deliberazioni adottate.

8. PROFILI DI CRITICITÀ E QUESTIONI DI LEGITTIMITÀ

La nuova disciplina presenta taluni profili di criticità che meritano una valutazione giuridica attenta e che potranno formare oggetto di contenzioso amministrativo e lavoristico nei mesi e negli anni a venire.

8.1. La centralità del Regolamento d’Istituto come condizione di validità. Il Regolamento d’istituto non costituisce un mero adempimento formale, bensì la fonte di legittimazione dell’intera procedura deliberativa online. Ne consegue che le deliberazioni adottate in modalità telematica in assenza di un Regolamento conforme ai criteri ministeriali sarebbero potenzialmente annullabili per vizio di procedura, con le connesse conseguenze sul piano della responsabilità dirigenziale.

8.2. Il rischio di esclusione di componenti privi di adeguate competenze digitali. Il principio della piena partecipazione di tutti i componenti degli organi collegiali — che costituisce un valore fondante della democrazia scolastica — potrebbe essere pregiudicato dalla difficoltà di accesso alle piattaforme digitali da parte di soggetti privi di adeguata alfabetizzazione informatica o di connettività sufficiente. L’accordo richiama genericamente il rispetto di tale principio, ma non fornisce soluzioni operative specifiche per i casi di difficoltà di accesso.

8.3. L’idoneità tecnica dei sistemi di voto segreto. Come già evidenziato, la garanzia dell’anonimato effettivo e tecnicamente dimostrabile nelle operazioni di voto segreto rappresenta un requisito di elevata complessità tecnica, che difficilmente potrà essere soddisfatto con le piattaforme attualmente in dotazione alle scuole. Il rischio concreto è quello di deliberazioni adottate con sistemi di voto che dichiarano l’anonimato senza garantirlo tecnicamente, con conseguente invalidità delle deliberazioni medesime.

8.4. I costi a carico delle istituzioni scolastiche. Come denunciato dalla FLC CGIL in sede di confronto sindacale, l’adozione di piattaforme certificate e di sistemi di voto online conformi ai requisiti ministeriali comporta costi che le singole scuole dovranno sostenere con le proprie risorse, in un contesto di generalizzata scarsità di fondi. L’assenza di un finanziamento statale dedicato rischia di determinare una forte disomogeneità applicativa tra le istituzioni scolastiche, con quelle meglio dotate finanziariamente in grado di adempiere pienamente e le altre costrette a soluzioni approssimative o a rinunciare alla modalità telematica.

8.5. La questione della localizzazione dei dati. L’allegato tecnico richiede alle scuole di verificare la localizzazione dei dati trattati dalla piattaforma. Nella pratica, molti dei fornitori di piattaforme per videoconferenza hanno sede o localizzano i propri server in paesi terzi rispetto all’Unione Europea, ponendo problemi di conformità al GDPR che non sempre risultano di agevole soluzione, come già rilevato dalla giurisprudenza in materia [Tribunale Ordinario Milano, sez. 1, sentenza n. 8174/2022].

8.6. Il rischio di riduzione del confronto democratico. Sul piano più squisitamente pedagogico-istituzionale, ma con riflessi anche giuridici in termini di legittimità sostanziale delle deliberazioni, merita attenzione la preoccupazione espressa dalle organizzazioni sindacali circa il rischio che la modalità telematica impoverisca la qualità del confronto e del dibattito collegiale. La deliberazione degli organi collegiali scolastici non è un mero atto formale, ma è il frutto di un processo partecipativo che si alimenta dell’interazione diretta tra i partecipanti: la trasposizione digitale di tale processo potrebbe alterarne la natura, con effetti difficilmente quantificabili ma potenzialmente significativi sulla qualità dell’azione educativa.

9. CONCLUSIONI OPERATIVE

L’accordo del 24 giugno 2026 tra il MIM e le organizzazioni sindacali, con il relativo allegato tecnico-organizzativo, rappresenta un passo significativo verso la modernizzazione delle modalità di funzionamento degli organi collegiali scolastici, portando a compimento il percorso avviato dall’art. 44 del CCNL 2019-2021. La disciplina introdotta è, nel suo impianto complessivo, condivisibile sotto il profilo sistematico, in quanto consente alle istituzioni scolastiche di adattarsi alle esigenze organizzative contemporanee senza sacrificare i principi di legalità, trasparenza e partecipazione democratica.

Tuttavia, l’effettiva operatività della nuova disciplina richiederà un impegno organizzativo e finanziario non banale da parte delle istituzioni scolastiche. I Dirigenti Scolastici sono chiamati ad assumere un ruolo di regia attiva nell’implementazione di tutti gli adempimenti previsti, operando in stretto raccordo con i Consigli d’Istituto, i responsabili della protezione dei dati (DPO) e i fornitori tecnologici.

In sintesi, la check-list operativa per i Dirigenti Scolastici che intendano avvalersi della nuova disciplina comprende:

1. Proposta e approvazione da parte del Consiglio d’Istituto di un Regolamento specifico (o integrazione di quello vigente) sulle sedute deliberative online, conforme ai criteri ministeriali.
2. Selezione di una piattaforma digitale certificata con acquisizione della dichiarazione di conformità tecnica dal fornitore.
3. Stipula del contratto di nomina del fornitore quale responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), con verifica della localizzazione dei dati.
4. Valutazione della necessità di effettuare la DPIA.
5. Individuazione e formalizzazione dei ruoli (Presidente, Segretario) per le sedute online.
6. Predisposizione di procedure operative per la gestione dei malfunzionamenti tecnici.
7. Verifica della compatibilità del sistema adottato con il regime di lavoro agile eventualmente applicabile al personale coinvolto.
8. Formazione del personale sull’utilizzo delle piattaforme e sulle procedure di voto online.

Avv. Gianfranco Nunziata

(Foro di Salerno)

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